Twój przewodnik po procesie audytu SMETA
Czy umówiłeś się już na swój pierwszy audyt SMETA lub zamierzasz to zrobić, ale nadal nie do końca wiesz, na czym on polega i jak przebiega ten proces? Nie martw się, pomożemy Ci!
Niezależnie od tego, czy jesteś częścią łańcucha dostaw klienta, który zażądał przeprowadzenia audytu SMETA w Twojej firmie, czy po prostu chcesz zrozumieć, jak Twoja organizacja radzi sobie z przestrzeganiem standardów społecznych, oto czego możesz się spodziewać po procesie audytu SMETA.
Czym jest audyt SMETA?
Jak zapewne już wiesz, SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) to jeden z najczęściej stosowanych audytów społecznych na świecie, wykorzystujący metodologię audytów społecznych firmy Sedex do oceny zakładów i badania warunków pracy w łańcuchu dostaw danej organizacji.
SMETA została stworzona, aby umożliwić dostawcom udostępnianie jednego raportu z audytu wielu klientom, co pomaga ograniczyć powielanie działań i zmniejszyć obciążenie związane z audytami. Raporty SMETA są publikowane w systemie SEDEX, co zapewnia przejrzystą i sprawną wymianę informacji.
W audytach stosowany jest Kodeks Podstawowy ETI, oparty na konwencjach Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) oraz obowiązujących lokalnych przepisach i regulacjach.
Audyty SMETA mogą być przeprowadzane w oparciu o 2 lub 4 filary, w zależności od potrzeb łańcuchów dostaw. Dwa obowiązkowe filary to standardy pracy oraz zdrowie i bezpieczeństwo. Dwa dodatkowe filary audytu czterofilarowego to etyka biznesowa i ochrona środowiska.
Najnowsza wersja SMETA to SMETA 7, która została wydana w 2024 roku.
Dlaczego potrzebuję audytu SMETA?
Audyty zgodności społecznej przeprowadzane przez niezależne podmioty mogą ogólnie pomóc organizacjom w identyfikacji kluczowych problemów w ich praktykach biznesowych oraz umożliwić im ograniczanie ryzyka związanego z łańcuchem dostaw i zarządzanie nim. Istnieje wiele powodów, dla których audyt SMETA może być wam szczególnie potrzebny:
- Twoi klienci mogli o to poprosić, aby wykazać, że przestrzegasz standardów etycznych, a współpraca z Tobą nie stanowi zagrożenia dla ich reputacji
- Minimalizuje to obciążenie związane z audytami, ponieważ wyniki można udostępniać wielu potencjalnym klientom, co pozwala obniżyć koszty i zaoszczędzić czas
- Pokazuje to, że zależy Ci na zapewnieniu bezpiecznego i sprawiedliwego środowiska pracy dla swoich pracowników
Proces audytu SMETA:
Przed audytem w firmie ć i wypełnić pakiet informacyjny przedaudytowy, zawierający kwestionariusz samooceny (SAQ) oraz wszystkie istotne informacje niezbędne do przeprowadzenia skutecznego audytu.
Spotkanie inauguracyjne
Po przybyciu audytora na miejsce zostanie zorganizowane spotkanie inauguracyjne z kierownictwem w celu omówienia szczegółów dotyczących formatu i procedury audytu. Audyt jest procesem opartym na współpracy, a zaangażowanie kierownictwa podczas spotkania otwierającego stanowi jego kluczowy element.
Audytor wyjaśni cel audytu oraz normę lub kodeks, zgodnie z którym będzie on przeprowadzany, przedstawiając wymagania Kodeksu Podstawowego ETI oraz wszelkie istotne lokalne przepisy i regulacje. Ponadto:
- Ponownie potwierdzi listę dokumentów niezbędnych do przeglądu
- Uzyska plan obiektu na potrzeby wizyty na terenie zakładu
- Potwierdzi, że uzyskano zgodę na robienie zdjęć
- Sprawdzi, czy wszyscy pracownicy są świadomi przeprowadzania audytu, oraz upewni się, że przekazano im treść odpowiedniego Kodeksu
- Ponownie potwierdzi politykę etyki biznesowej audytora/firmy audytorskiej
- Zorganizuje rozmowy z pracownikami i wyjaśni przebieg procesu
- Dokumenty audytowe, które będą potrzebne
Wśród dokumentów, które należy przygotować przed audytem, znajdują się:
- Dokumentacja dotycząca odpowiednich systemów zarządzania i procesów
- Umowy o pracę/pisemne porozumienia o zatrudnieniu
- Podręcznik pracownika oraz wszelkie istotne dokumenty opisujące zasady obowiązujące w firmie
- Wykaz wszystkich substancji chemicznych i rozpuszczalników stosowanych na terenie zakładu
- Dokumentacja szkoleń
- Zezwolenia, licencje eksploatacyjne, certyfikaty działalności, ubezpieczenia itp.
- Procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych, plan ewakuacyjny oraz procedury BHP.
- Rejestry czasu pracy i listy płac z ostatnich 12 miesięcy
Obejście zakładu
Po spotkaniu inauguracyjnym audytor zorganizuje obejście zakładu w celu oceny warunków pracy i porównania ich z obowiązującymi normami, a także w celu uzyskania wglądu w ewentualne kwestie związane z BHP.
Zasadniczo audytor powinien mieć możliwość obejrzenia wszystkich obszarów zakładu oraz samodzielnego ustalania tempa zwiedzania. Zwiedzanie stanowi również okazję do wywiadów z kierownictwem i pracownikami.
Podczas wizyty produkcja i działalność operacyjna powinny być kontynuowane, aby audytor mógł zapoznać się z codziennymi warunkami pracy; w związku z tym audytor będzie starał się poruszać po terenie zakładu bez zakłócania produkcji.
Wywiady
Zwiedzanie zakładu stanowi ważny element audytu SMETA, ponieważ pozwala na obserwację praktyk stosowanych w zakładzie, jednak równie istotne są informacje uzyskane podczas rozmów z kierownictwem i pracownikami.
Rozmowy z kierownictwem mogą rzucić światło na obowiązujące w zakładzie procedury i zasady oraz umożliwić kierownictwu ocenę, czy są one skutecznie wdrażane.
Po przeprowadzeniu rozmów z kierownictwem ważne jest, aby przeprowadzić rozmowy z pracownikami zarówno indywidualnie, jak i w grupach, aby poznać ich doświadczenia i osobiste opinie na temat warunków pracy w zakładzie. Liczba pracowników, z którymi należy przeprowadzić rozmowy, będzie zależała od całkowitej liczby zatrudnionych w zakładzie. Ważne jest również, aby podczas tych rozmów nie był obecny żaden kierownik ani inny przedstawiciel zakładu pracy, co pozwoli rozmówcom na swobodniejsze wypowiadanie się.
Przegląd dokumentacji
Audytor dokona również przeglądu całej dokumentacji, o którą wcześniej poproszono, w celu zapewnienia zgodności z przepisami. Przegląd dokumentacji pozwoli zweryfikować zarówno informacje dotyczące wyników w odniesieniu do standardów, jak i informacje uzyskane w ramach innych elementów audytu.
Spotkanie podsumowujące
Po zakończeniu przez audytora wszystkich prac, w tym porównania i weryfikacji informacji zebranych w trakcie audytu, zostanie sporządzony raport dotyczący planu działań naprawczych (CAPR), który ułatwi dyskusję z kierownictwem podczas spotkania podsumowującego.
Głównym celem spotkania podsumowującego jest przedstawienie kierownictwu ustaleń z audytu i uzgodnienie ich, a także weryfikacja potwierdzenia tych ustaleń przez kierownictwo poprzez podpisanie raportu CAPR oraz uzgodnienie harmonogramu działań.
Audytor omówi:
- Niezgodności i ich przyczyny źródłowe
- Potencjalne działania naprawcze dotyczące niezgodności
- Proponowany harmonogram usunięcia niezgodności
Co dalej?
Po przeprowadzeniu audytu SMETA powinni Państwo jak najszybciej otrzymać raport z audytu. W ramach sieci firm Eurofins Consumer Products Assurance może to nastąpić już w ciągu pięciu dni roboczych. Kopię raportu może również otrzymać Państwa dostawca lub klient. Raport zostanie również umieszczony na platformie SEDEX, gdzie będą miały do niego dostęp podmioty upoważnione przez zakład.
Raport z audytu SMETA powinien zawierać pełny i dokładny opis ustaleń oraz działań naprawczych, które należy podjąć, jeśli ma to zastosowanie. Platforma SEDEX umożliwia zakładom wykazanie postępów poprzez zamieszczanie dowodów potwierdzających podjęcie działań naprawczych. Działania naprawcze są niezależnie weryfikowane przez pierwotnego audytora w celu potwierdzenia ich skuteczności. W przypadku niektórych elementów, po wdrożeniu działań naprawczych, może być konieczny audyt kontrolny.
Chcesz umówić się na audyt SMETA? Dowiedz się więcej o tym, jak możemy Ci pomóc.